Restructuration Administrative

Contexte initial - L'entreprise faisait face à plusieurs défis majeurs :

• Perte de temps considérable dans la recherche de documents

• Absence de standardisation dans le classement

• Risques de perte d'informations importantes

• Difficultés de collaboration entre les services et prestataires

• Espace de stockage physique saturé

Les objectifs du projet étaient :

• Optimiser la gestion documentaire

• Réduire le temps de recherche des documents

• Sécuriser les données sensibles

• Faciliter la collaboration inter-services et prestataires

• Réduire l'empreinte écologique de l'entreprise

Les solutions mises en place :

Phase 1 : Audit et analyse

• Analyse complète des flux documentaires existants

• Identification des points de friction et des besoins spécifiques

• Cartographie des processus documentaires par service

• Évaluation des volumes de documents traités

Phase 2 : Digitalisation

• Mise en place d'un système GED (Gestion Électronique des Documents)

• Numérisation de l'historique des documents essentiels

• Création d'une arborescence logique et intuitive

• Installation d'un système de sauvegarde automatique

Phase 3 : Organisation et processus

• Création d'une nomenclature standardisée

• Mise en place d'un système de validation électronique

• Définition des droits d'accès par niveau de confidentialité

• Élaboration de procédures de classement uniformisées

Phase 4 : Formation et accompagnement

• Formation des équipes aux nouveaux outils

• Création de guides utilisateurs personnalisés

• Accompagnement individuel des collaborateurs clés

• Mise en place d'un support technique dédié

Résultats obtenus

Les gains quantitatifs :

• Réduction de 75% du temps de recherche documentaire

• Économie de 40% sur les coûts d'impression

• Diminution de 90% de l'espace de stockage physique

• Réduction de 60% des erreurs de classement

Les gains qualitatifs :

• Amélioration significative de la collaboration entre services et prestataires

• Sécurisation accrue des données sensibles

• Satisfaction accrue des employés

• Modernisation de l'image de l'entreprise

• Contribution aux objectifs RSE

Maintien et suivi :

• Audits trimestriels de contrôle

• Ajustements continus des processus

• Support technique permanent

• Formation des nouveaux collaborateurs

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