Restructuration Complète du Service Ressources Humaines

Contexte initial- Le service RH faisait face à plusieurs problématiques majeures :

• Documentation non structurée et difficilement accessible

• Non-respect de certaines obligations légales

• Absence de procédures standardisées

• Retards dans le traitement des dossiers

• Risques juridiques importants

Les objectifs du projet :

• Restructurer l'ensemble du service RH

• Assurer la conformité légale

• Optimiser la gestion documentaire

• Standardiser les processus

• Sécuriser les données sensibles

Les solutions mises en place :

Phase 1 : Audit et diagnostic

• Analyse complète de l'existant

• Identification des non-conformités

• Évaluation des risques juridiques

• Recensement des documents manquants

• Cartographie des processus actuels

Phase 2 : Organisation documentaire

• Création d'une arborescence logique

• Mise en place d'un système de classement unifié

• Numérisation des documents essentiels

• Création d'un système d'archivage sécurisé

• Organisation des dossiers du personnel

Phase 3 : Mise en conformité légale

Obligations administratives

• Mise à jour du registre unique du personnel

• Actualisation des affichages obligatoires

• Vérification des contrats de travail

• Mise en conformité RGPD

• Organisation des visites médicales

Documents obligatoires

• Règlement intérieur

• Document unique d'évaluation des risques

• Plan de formation

• Registres de sécurité

• Accords d'entreprise

Phase 4 : Création des procédures

• Recrutement et intégration

• Gestion des absences et congés

• Évaluation et formation

• Gestion de la paie

• Départs et ruptures de contrat

Les résultats obtenus :

Améliorations quantitatives

• Réduction de 70% du temps de recherche documentaire

• Traitement des demandes RH accéléré de 60%

• 100% de conformité aux obligations légales

• Diminution de 80% des erreurs administratives

Gains qualitatifs

• Meilleure organisation du service

• Sécurisation juridique

• Satisfaction accrue des collaborateurs

• Image professionnelle renforcée

• Stress réduit pour l'équipe RH

Les outils et supports créés :

Documentation

• Manuel des procédures RH

• Guides pratiques par processus

• Modèles de documents types

• Fiches de poste standardisées

• Calendrier des obligations

Tableaux de suivi

• Planning des entretiens annuels

• Suivi des formations

• Tableau des effectifs

• Échéancier des visites médicales

• Suivi des contrats

Maintenance et suivi

• Revue trimestrielle des procédures

• Mise à jour régulière des documents

• Veille juridique et sociale

• Formation continue de l'équipe

• Audit annuel de conformité

Impact sur l'entreprise

• Professionnalisation de la fonction RH

• Réduction des risques juridiques

• Amélioration du climat social

• Gain de temps et d'efficacité

• Base solide pour la croissance

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